Comment effectuer l’archivage électronique légal ?

L’archivage électronique, rendu possible par une loi du 13 mars 2000 conférant aux documents électroniques la même valeur légale que les documents papiers, présente certains avantages. En premier lieu, de plus en plus de transactions et d’accords professionnels sont passés via internet, notamment grâce au développement et à la reconnaissance légale de la signature électronique. De plus, l’archivage électronique permet également de stocker une masse considérable de documents en occupant un espace physique bien moindre, voire inexistant, ce qui permet évidemment des économies conséquentes. Cependant, pour que l’archivage électronique conserve son caractère légal et soit doté d’une valeur probante, il convient de respecter certaines règles élémentaires, et par là même de choisir avec soin sa technique d’archivage. 
La norme Z42-013 définit l’archivage électronique.

Dans cette optique, trois options principales s’offrent à vous : les supports physiques, tels que les CD ou les DVD, à condition bien sûr que ceux-ci ne soient pas réinscriptibles, ce qui compromettrait l’intégrité des documents. Cependant, ce type de support présente l’inconvénient de se dégrader rapidement et donc de ne pas répondre à l’exigence légale de la pérennité des archives. En outre, dans ce cas précis, l’entreprise seule doit répondre juridiquement de la bonne conservation des documents. Pour pallier à ce problème, il est possible d’archiver vos documents au sein d’un « coffre-fort numérique ».

Enfin, la solution la plus sereine consiste à faire appel à un prestataire, spécialisé dans l’archivage électronique,  qui assurera pour vous la parfaite conservation de vos documents en respectant les exigences juridiques liées à cette activité. Cependant, l’entreprise reste responsable du choix de son prestataire et devra donc répondre de la valeur probante des documents archivés.

Pour être certains de ne pas vous tromper dans ce choix décisif, optez pour Ventya Clear’ Invoice. Notre plateforme prend en charge l’archivage électronique légal de vos factures et autres documents avec toutes les garanties indispensables à ce type d’activité.