9 septembre 2008 - MONDIAL ASSISTANCE dématérialise ses factures. Résultat : un coût divisé par 3 et une gestion accélérée du traitement des factures

MONDIAL ASSISTANCE dématérialise ses factures. Résultat : un coût divisé par 3 et une gestion accélérée du traitement des factures

 

9 septembre 2008 : Mondial Assistance met en place avec ses principaux prestataires un système de facturation électronique totalement dématérialisé et conforme aux normes fiscales les plus strictes. Cette dématérialisation fiscale accélère le cycle de facturation par les prestataires et de traitement comptable de leurs factures par Mondial Assistance. Les économies réalisées rentabilisent l’investissement en seulement quelques semaines.

« Notre projet de dématérialisation fiscale est une nouvelle étape de la modernisation de la collaboration avec nos prestataires, » déclare Patrick Joly, Directeur Prestataires et Achats de Mondial Assistance France. « Toute la chaîne peut désormais être informatisée : le prestataire reçoit ses missions automatiquement grâce à notre outil MIRA, il peut nous transmettre une facture électronique et recevra son règlement par virement sans aucune intervention. Les économies et gains de temps nous permettent de nous consacrer encore plus à nos clients en collaborant avec des prestataires libérés de contraintes administratives lourdes et coûteuses. »


Dématérialisation totale

Depuis 2002, Mondial Assistance a développé une chaîne de numérisation et de traitement électronique des factures de ses prestataires permettant le rapprochement automatique des bons de commande et des factures correspondantes. Cette première approche de la dématérialisation a permis d’accélérer les traitements mais impose l’archivage des factures originales, leurs images scannées n’ayant pas valeur de preuve juridique ou fiscale. En effet, le concept de dématérialisation fiscale est encore jeune, et n’a été introduit qu’en 2004 dans la loi française.

En 2008, Mondial Assistance prévoit de traiter 950 000 factures provenant de 7 000 prestataires. Face à un tel volume,la Direction Prestataireset Achats de Mondial Assistance a lancé dès 2006 un projet visant à dématérialiser totalement les factures de ses principaux prestataires. Dans un premier temps, le projet se concentrera sur les 200 prestataires les plus importants qui représentent environ 50% du volume de factures à traiter. Aujourd’hui 40% des missions confiées par Mondial Assistance à ses prestataires du domaine automobile sont transmises automatiquement grâce à MIRA (Missionnement Informatisé du Réseau d’Assistance).


Un projet ambitieux

Le projet Mondial Assistance a plusieurs objectifs. Sur le plan opérationnel, il a pour ambition de : 

• Supprimer les manipulations manuelles de documents papier,

• Réduire les erreurs liées au traitement OCR (Optical Character Recognition -Reconnaissance Optique de Caractères), en effet, un document sur 10 pose des problèmes de lecture, 

• Réduire les délais de traitement des factures, 

• Réduire le volume de factures non conformes (15% des factures présentent un contenu non conforme), 

• Accompagner les prestataires dans la mise en oeuvre d’outils informatiques performants.

Ce projet a aussi pour objectif de réduire les coûts liés à la manipulation et à l’archivage des factures.

Enfin, ce nouveau processus doit être parfaitement conforme avec les directives de la DGI (Direction Générale des Impôts) et donner une valeur probante aux factures électroniques.


Un projet rentabilisé en 15 jours

En divisant par 3 le coût unitaire de traitement des factures, le projet de dématérialisation fiscale est rentabilisé avec seulement quelques milliers de factures équivalentes à 2 à 3 semaines d’activité moyenne.

Une mise en oeuvre simple pour Mondial Assistance comme pour ses prestataires

La dématérialisation fiscale ou facturation électronique se caractérise par l’absence de document papier. La facture peut être transmise de deux façons : 

• Soit sous forme d’un fichier non structuré de type bureautique transmis par voie électronique et sécurisé par une signature électronique, 

• Soit sous forme d’un fichier structuré transmis selon un protocole précis et dont l’intégrité et l’identité de l’émetteur et du récepteur sont certifiées par un tiers.

Mondial Assistance a choisi de travailler en partenariat avec la plate-forme de dématérialisation Clear’ Invoice, développée par Accelya, et déjà opérationnelle avec certains de ses plus importants prestataires tant en France qu’à l’étranger. Pour autant, les prestataires de Mondial Assistance peuvent choisir librement leur plate-forme de dématérialisation. Celles-ci sont en effet le plus souvent connectées entre elles et offrent une parfaite interopérabilité. Accelya collabore aussi avec de nombreux éditeurs de logiciels de gestion afin de les aider à intégrer des modules de dématérialisation fiscale parfaitement conformes aux lois et directives en vigueur. Cette collaboration aide les prestataires de Mondial Assistance à mettre en oeuvre, à moindre coût, les outils informatiques nécessaires.


A propos de Mondial Assistance France :

24h/24 et 365 jours par an, Mondial Assistance France intervient partout dans le monde pour apporter à ses clients entreprises et particuliers, des solutions d’assistance et d’assurance sur-mesure dans les domaines de l’automobile, du voyage, des loisirs, de la mobilité, de l’habitat, de l’emploi, de la santé et des services aux personnes.

Mondial Assistance France appartient au groupe Mondial Assistance, leader international de l’assurance voyage et de l’assistance. Il anime un réseau de 

400 000 prestataires et de 180 correspondants. 250 millions de personnes sont bénéficiaires de ses services, soit 4% de la population mondiale. Le groupe Mondial Assistance est membre de Allianz Group.

www.mondial-assistance.fr