Adhérents.Coop dématérialise les factures des coopératives agricoles avec Ventya

Adhérents.Coop, éditeur de solutions web dédiées aux coopératives agricoles, renforce son offre de services digitaux en développant une prestation de dématérialisation des documents qui s’appuie sur la plateforme Clear’Invoice de Ventya.

Adhérents.Coop est une société de services qui accompagne les coopératives agricoles dans la mise en place et l’utilisation d’outils digitaux. Elle met notamment à la disposition des coopératives son portail Atrium qui propose différents services pour faciliter la relation avec les agriculteurs. Elle offre aussi des modules spécifiques : bourse aux céréales, magasin en ligne, etc. 

« Notre portail de services se connecte au système d’information des coopératives agricoles et permet à ces dernières, mais également à leurs adhérents agriculteurs, de consulter de nombreuses informations « métiers », telles que des informations générales, des conseils techniques sur la conduite des cultures, les élevages, les meilleures semences…, explique Sébastien Gaborit, directeur d’Adhérents.Coop. Ils y retrouvent également l’ensemble de leurs échanges économiques : comptes, collectes, commandes (semences, produits d’élevage…), ventes de production à la coopérative (animaux, céréales…) ». 

Aujourd’hui, Adhérents.Coop travaille ainsi avec 45 coopératives agricoles touchant plus de 100 000 agriculteurs.

Adhérents.Coop étend son offre de services à la dématérialisation des factures

Le service e-document d’Adhérents.coop est né de sa volonté de proposer aux coopératives agricoles un service de dématérialisation, notamment des factures. « Nous souhaitions mettre en place un service de dématérialisation fiscale et d’archivage légal des factures, qui leur permettrait de s’affranchir des envois des factures par courrier », poursuit Sébastien Gaborit.

Dès 2013, Adhérents.Coop a commencé à réfléchir à la réalisation de ce projet. À cet effet, la société a travaillé avec l’organisme de conseils AgroEDI, puis a réalisé un cahier des charges qu’elle a soumis à plusieurs fournisseurs de solutions de dématérialisation des documents.

Ventya a été retenue pour son expertise technique et son écoute

Adhérents.Coop a finalement retenu la plateforme de dématérialisation Clear’Invoice de Ventya pour sa technicité éprouvée. « Au-delà de la réponse technique, notre choix a également été motivé par l’expertise de l’équipe Ventya, son écoute et sa volonté de répondre à nos besoins spécifiques, explique Sébastien Gaborit. Dès nos premiers échanges, et aujourd’hui encore, Ventya s’est en effet mise en capacité d’adapter sa plateforme à nos spécificités métiers, répondant ainsi aux besoins du monde agricole ».

Désormais, Adhérents.Coop met à la disposition de ses adhérents, sous forme de Web Services intégrés dans son portail Atrium, la solution Ventya pour la dématérialisation, l’indexation et l’archivage à valeur probante des factures, auto-factures (les coopératives émettent des factures pour le compte des agriculteurs), relevés de comptes, relevés de décomptes, etc. 

Tous les documents sont centralisés sur les portails des coopératives agricoles, et archivés dans des coffres-forts électroniques propres à chaque agriculteur. Pour cette dernière étape, Ventya propose un service d’archivage à valeur probante (de 10 ans pour les factures), en partenariat avec Arkhineo.

Bénéfices pour toutes les parties prenantes

Dès lors qu’elles utilisent ce service, les coopératives agricoles n’ont plus à envoyer leurs factures par courrier postal, et réalisent ainsi des économies sur les frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement.

Adhérents.Coop mutualise également les coûts de développement et d’intégration liés à cette prestation, et ce au bénéfice ensuite des coopératives agricoles qui la plébiscitent. Chaque coopérative paie ensuite ce service à la facture en fonction d’un prix négocié par Adhérents.Coop, et qui tient compte de l’ensemble du volume des factures de ses adhérents, ce qui le rend très attractif.

Par ailleurs l’archivage à valeur probante dans un coffre-fort électronique de l’ensemble des documents des agriculteurs, et en particulier les factures, permet à ces derniers d’y accéder simplement et rapidement. La coopérative agricole n’a plus besoin de rechercher ni d’éditer les documents égarés par les agriculteurs. 

Ces derniers gagnent pour leur part un temps précieux lors des process de clôtures comptables et n’ont plus à demander de duplicatas à leur coopérative agricole. De même, l’archivage à valeur probante facilite les démarches en cas de contrôle fiscal. 

Les avantages de la dématérialisation selon Adhérents.coop

• Plus d’envois de factures par courrier postal, générant des économies
• Accès simple et rapide à tous les documents
• Archivage à valeur probante dans un coffre-fort électronique de l’ensemble des documents
• Gain de temps lors des process de clôtures comptables
• Des démarches facilitées en cas de contrôle fiscal
• Mutualisation des coûts de développement et d’intégration
• Paiement du service à la facture pour chaque adhérent, tenant compte du tarif volume négocié