Automatisez et simplifiez vos échanges de factures

Les entreprises anticipent les échéances réglementaires sur la facturation électronique

Depuis plus d’une décennie maintenant, le législateur français œuvre pour favoriser la facturation électronique. Cette année, une nouvelle étape est franchie, avec la mise en place progressive de l’obligation de dématérialiser les factures fournisseurs envoyées vers la sphère publique, via le portail Chorus Pro. Une contrainte légale certes, mais qui ouvre la voix à de nombreux avantages.

Une mise en œuvre réglementaire progressive

Initiée par une Directive de 2001 (applicable en 2004), la réglementation visant à encadrer et à favoriser la facturation électronique a franchi un nouveau cap au début de cette année. L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 établit en effet, à compter du 1er janvier 2017, l’obligation pour toutes les entités publiques (État, collectivités territoriales et établissements publics) de recevoir les factures électroniques et, pour tous les fournisseurs du secteur public de transmettre leurs factures au format électronique selon un calendrier progressif : 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2018 pour les ETI, 1er janvier 2019 pour les PME et 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

De Chorus Factures à Chorus Pro

Avant même ces nouvelles contraintes légales et depuis le 1er janvier 2012, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) proposait déjà aux fournisseurs de l’État de transmettre leurs factures par voie électronique via le portail Chorus Factures. Dans la nouvelle version (baptisée « Chorus Pro » depuis l’arrêté du 9 mars 2017), les entreprises ont désormais la possibilité de transmettre leurs factures à l’ensemble de la sphère publique (État, collectivités territoriales, établissements publics) selon trois modes de transmission : la transmission des factures sous format EDI, le dépôt des factures en PDFs (signés ou non) sur le portail, ou la saisie des factures sur ce même portail.

Les entreprises de toutes tailles plébiscitent déjà la plate-forme Chorus Pro

À peine quelques mois après l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique pour les grandes entreprises et les personnes publiques, plus d’un million de factures dématérialisées ont déjà été adressées aux collectivités publiques. D’ici à 2020, ce sont ainsi près de 100 millions de factures qui, chaque année, devraient être dématérialisées, pour générer 710 millions d’euros d’économies annuelles. Un chiffre qui pourrait être atteint plus vite que prévu au regard des démarches déjà menées par de nombreuses entreprises. En effet, de source gouvernementale, près de 60 000 fournisseurs se sont déjà enregistrés sur le portail de l’État prévu à cet effet (Chorus Pro). Fait notoire, les PME et ETI ont choisi de devancer les échéances légales. Car si 80 % des factures reçues proviennent des grandes entreprises, 85 % des entreprises qui, à ce jour, ont envoyé au moins une facture sur le portail, s’avère être des PME ou des ETI, non encore soumises à l’obligation réglementaire. Par ailleurs on observe que de nombreuses entreprises pourraient également profiter de cette contrainte réglementaire pour dématérialiser peu à peu leurs factures échangées avec les sociétés privées...

Se faire accompagner dans le processus de dématérialisation

Pour accompagner les entreprises dans l’automatisation et la simplification des échanges de factures B2B vers l’ensemble de la sphère publique notamment, la plate-forme Clear’ Invoice de Ventya (anciennement Accelya), est interconnectée avec Chorus Pro, comme elle l’était d’ailleurs déjà depuis 2013 avec Chorus Factures. Le portail Clear’ Invoice donne par ailleurs accès aux informations de suivi des factures jusqu’à la mise en paiement telles que retournées par Chorus Pro. Elle permet aux entreprises de centraliser l’ensemble de leurs processus de facturation électronique sur une plate-forme unique et de s’affranchir des contraintes liées aux différents formats de factures exigés par leurs fournisseurs, qu’ils soient du secteur public ou privé.

De la contrainte aux opportunités

En incitant ainsi les entreprises à passer à la dématérialisation des factures, le législateur entend faciliter et accélérer le traitement et le règlement des factures. Son objectif : contribuer durablement à la diminution des délais de paiement et au respect de la réglementation en la matière. Avec la facturation électronique, il est en effet possible d’envoyer une facture en temps réel directement dans la boîte mail du destinataire et d’automatiser ensuite les procédures de validation et de contrôle automatique de la facture. L’authenticité et et la traçabilité des factures sont garanties, tout en accélérant la détection des éventuels litiges. Par ailleurs, avec la dématérialisation des factures, l’entreprise s’affranchit de ses coûts d’impression et d’envoi et génère, dans l’entreprise, des gains de productivité. Enfin, elle se libère des difficultés liées à la diversité des formats de factures et des technologies.

Anticipation vaut mieux que précipitation

Alors que les échéances réglementaires sont fixées et que la facturation électronique a déjà fait la preuve de ses différents bénéfices, mieux vaut jouer la carte de l’anticipation. En effet, la mise en place de ce processus nécessite de réaliser des travaux de raccordement et d’adapter les flux de facturation. Il convient donc que l’entreprise s’assure de la bonne adaptation de son système d’information et de ses processus. En prenant les devants des échéances législatives, les entreprises bénéficient ainsi d’une meilleure disponibilité de leur prestataire pour les accompagner dans ces démarches. La mise en place anticipée de la facturation électronique présente par ailleurs un avantage concurrentiel non négligeable (les appels d’offres publics intégrant de plus en plus une clause de dématérialisation) et contribue à véhiculer une image moderne de l’entreprise. De nombreuses structures l’ont d’ailleurs déjà bien compris, au regard du nombre de factures dématérialisées déjà envoyées via Chorus Pro en 2017 par les entreprises encore non soumises à l’obligation !