Avec Ventya, Euralis dématérialise ses flux financiers avec ses agriculteurs adhérents

La coopérative agricole Euralis passe à la dématérialisation des factures en s’appuyant sur la plateforme de dématérialisation Ventya, préconisée par la société de conseil Adhérents.coop.

Acteur majeur de l’agriculture et de l’agroalimentaire, le groupe coopératif Euralis s’organise en 4 activités pour être au plus près des besoins de ses clients et partenaires : agricoles, semences, alimentaires et « en partenariat ». Ses activités agricoles regroupent les productions animales et végétales du Sud-Ouest, la collecte et la commercialisation de céréales, ainsi que l’accompagnement de la vigne au vin. Elles rassemblent également 74 magasins en libre-service sous l’enseigne Point Vert. 

« Au travers de ces activités, nous avons pour vocation d’apporter un accompagnement personnalisé en vue de renforcer et de développer les exploitations des agriculteurs, précise Bernard Ainses, Responsable relation client et multicanal du Groupe Euralis. Nous comptons ainsi 14 000 clients agriculteurs dont 6500 sont adhérents de notre coopérative ».

Un projet de dématérialisation porté par différents enjeux

Dans le cadre de la refonte de son Intranet, le Groupe Euralis a décidé de développer un nouveau service client de dématérialisation des documents, associé à un coffre-fort électronique. « Ce projet répondait en premier lieu à notre volonté de réduire notre empreinte carbone, précise Bernard Ainses. Nous entendions également devancer la réglementation à venir sur l’obligation, à l’horizon 2023/2025, de dématérialiser toutes les factures. Notre objectif consistait également à proposer à nos clients un nouveau service de dématérialisation des documents et de coffre-fort électronique, notamment pour l’archivage à valeur probante. Enfin, nous nous étions fixés un retour sur investissement en moins de 14 mois ».

Un déploiement rapide

Dans le cade de ce projet, Euralis s’est tournée vers Adhérents.coop, une société de conseil qui a pour vocation d’accompagner les coopératives agricoles dans la mise en place et l’utilisation d’outils digitaux. « Sur les conseils d’Adhérents.coop, nous avons choisi de déployer la solution de dématérialisation de Ventya, précise Valérie Vuillermet, chargée de projet système d’information métiers d’Euralis. Cela nous a notamment permis de capitaliser sur les développements métiers dédiés au monde agricole que Ventya avait déjà réalisé sur sa plateforme ».

Euralis a défini le cahier des charges de ses besoins et de ceux de ses agriculteurs puis a confié la mise en œuvre du projet et le paramétrage de la solution à Adhérents.coop et Ventya. « Toute la difficulté a notamment consisté à coordonner l’ensemble de nos flux de facturation qui proviennent de trois logiciels différents : SAP, Kerhis (pour les volailles et les palmipèdes) et GICAB (pour les bovins). Aujourd’hui, tous nos flux de facturation sont envoyés à la plateforme de dématérialisation de Ventya, ajoute Valérie Vuillermet. Adhérents.coop fait le lien entre notre Extranet et la solution de Ventya ». En moins de neuf mois, la plateforme était opérationnelle.

Des documents de facturation centralisés et tracés

Désormais, les agriculteurs adhérents d’Euralis disposent d’un endroit unique sur lequel ils retrouvent l’ensemble de leurs documents liés à la chaîne de facturation (relevés de comptes, bons de livraison…) dématérialisés, indexés et archivés et auxquels ils ont accès à tout moment. 

D’autre part, la solution embarque un moteur de recherche qui leur permet également de retrouver facilement des documents selon leur nature, ou selon une donnée particulière.  « Avec ce moteur, nous pouvons par exemple retrouver tous les documents qui intègrent le nom d’une variété de Maïs spécifique, explique Bernard Ainses. Cette traçabilité facilite et accélère les recherches effectuées par nos adhérents mais également par leur comptable, ou l’administration en cas de contrôle. D’ailleurs nous leur proposons également de déléguer l’ouverture d’un accès particulier à leur expert-comptable, de manière à ce qu’il accède directement à leurs documents archivés dans leur coffre-fort ».

Ce nouveau service est proposé gratuitement par Euralis aux agriculteurs. « S’ils le souhaitent, nous pouvons néanmoins continuer à leur envoyer les factures sous format papier, conclut Bernard Ainses. Ventya et son partenaire Paragon s’occupent alors de l’impression, la mise sous pli et l’envoi de ces documents papier ».