Azaé améliore ses relations fournisseurs avec Clear’Invoice de Ventya

En s’appuyant sur la plate-forme Clear’Invoice de Ventya, Azaé accélère le traitement de ses processus de facturation et de résolution des litiges fournisseurs.

Créé en 2005, le Groupe Azaé, réseau spécialisé dans les services à la personne, compte 130 agences en France ainsi que des filiales en Allemagne et en Belgique. La société emploie plus de 8000 collaborateurs et a enregistré en 2016 un chiffre d’affaires de 82.7 millions d’euros, en croissance de 9,4 % par rapport à l’exercice précédent.

Dématérialisation des factures : un processus imposé par les mutuelles

De par son activité, Azaé facture ses prestations auprès des clients finaux, des caisses de retraites et conseils départementaux, et des mutuelles. « Nous sommes le premier prestataire de services à la personne auprès des sociétés mutualistes, précise Cédric Lardeau, DSI d’Azaé. Nous réalisons pour leur compte jusqu’à 800 nouvelles missions par jour et leur adressons plus de 120 000 factures chaque année. Face à la volumétrie et la diversité des factures que nous leurs remettons, certaines mutuelles nous ont imposé de passer à la dématérialisation des factures ».

Un développement qui s’est peu à peu industrialisé

Mutuaide, qui a été la première mutuelle à imposer à Azaé de dématérialiser ses factures, utilisait déjà la plate-forme Clear’Invoice de Ventya pour ses factures reçues des dépanneurs et des loueurs. Une plate-forme dont elle souhaitait étendre le recours à l’ensemble de ses prestataires.  « Tout l’enjeu pour Ventya consistait alors à faire le lien entre notre outil de facturation développé en interne par nos équipes IT et le système d’information de Mutuaide, ajoute Cédric Lardeau.  Désormais, nous envoyons à Mutuaide nos factures en flux EDI, via la plate-forme Clear’Invoice ». Des déploiements entre Azaé et d’autres mutuelles utilisant également la plate-forme de dématérialisation des factures Clear’Invoice de Ventya (comme Mondial Assistance, Inter Mutuelle Assistance ou encore Opteven…) en ont ensuite naturellement découlé. Certains de ces projets ont même été réalisés à l’initiative d’Azaé. « Chaque nouvelle mise en place prend désormais moins d’une semaine de développement, suivie d’une courte phase de tests », poursuit Cédric Lardeau. 

Des processus de facturation plus efficients

Depuis, Azaé constate une nette amélioration de ses délais de paiement. En effet, entre le moment où la prestation était effectuée par Azaé chez les clients des mutuelles et le moment où la société était payée, il pouvait se passer jusqu’à six mois. Un décalage imputable aux processus de facturation d‘Azaé mais également aux délais de paiement contractuels des mutuelles, fixés à 45 jours fin de mois. « Un décalage d’un jour dans l’envoi de la facture pouvait reculer de 30 jours un paiement !, explique Cédric Lardeau.  L’automatisation des processus de facturation a ainsi permis à Azaé d’accélérer de près de 30 jours ses délais de facturation, diminuant de fait ses délais de paiement. D’autre part, la société s’affranchit désormais de tous les coûts d’impression et d’envoi des factures. Par ailleurs, elle réalloue ses ressources humaines, initialement dédiées à la facturation, à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Des litiges résolus plus rapidement

L’accélération des délais de paiement résulte également d’une meilleure gestion des litiges. « Dès lors que plusieurs centaines de factures sont envoyées, leur traitement manuel démultiplie les risques d’erreurs, précise Cédric Lardeau. Des erreurs qui sont par ailleurs plus difficiles à détecter. La dématérialisation de la facture nous permet, en un clic, d’identifier, de traiter et de corriger plus rapidement les litiges ». Depuis qu’Azaé dématérialise ses factures, les litiges sont identifiés en moins de trois jours et traités en moins d’une journée, contre plusieurs dizaines de jours auparavant.  « Au-delà de l’accélération des rentrées de cash, cela contribue également à améliorer nos relations clients », conclut Cédric Lardeau