La dématérialisation des factures facilite le rapprochement comptable

La facture est une pièce devant être obligatoirement introduite en comptabilité. Elle est la pièce à valeur probante indispensable pour le traitement de la TVA. Émises par les fournisseurs ou par l'entreprise elle-même, les factures sont à l'origine de l'écriture comptable. Une facture mal interprétée peut donc générer une écriture comptable erronée. Or, toute saisie lors de la chaîne de facturation est susceptible de générer des erreurs. C’est également le cas lors de l’étape de l’intégration de la facture en comptabilité. D’où l’intérêt de la dématérialisation des factures qui simplifie, fiabilise et accélère le processus de comptabilisation, tout en permettant de détecter au plus vite les éventuels écarts avec les documents qui y sont liés, comme par exemple avec le bon de commande.

Dès lors qu’elle est dématérialisée, la facture peut être intégrée automatiquement dans le logiciel comptable. « Techniquement, ce rapprochement se fait soit par le téléchargement de fichiers de facturation simples, directement à partir du portail de dématérialisation, et qui sont ensuite transmis dans l’outil de comptabilité, soit par l’intégration automatique de fichiers plus riches dans l’ERP via des liens de télécommunication », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya.

Avec la dématérialisation des factures, l’intégration comptable est ainsi précise et correcte. Un simple clic depuis l'écriture comptable, une ligne du bilan, le compte de résultat, ou encore depuis la balance ou le grand livre, suffit alors pour retrouver l'origine des opérations. Le processus de rapprochement est optimisé et les éventuels écarts entre la facture et les autres documents et éléments présents dans le logiciel de gestion de la comptabilité (commande, bon de livraison, etc.) sont identifiés plus rapidement. Si aucune erreur n’est détectée, la facture passe à l’étape suivante du circuit de validation. Si, au contraire, des écarts sont identifiés, leur résolution peut être accélérée grâce à l’apport du système de dématérialisation, ce qui permet de préserver ainsi les relations fournisseurs.

Les opérations d’imputation comptable sont ainsi simplifiées

Au-delà de l’optimisation du rapprochement comptable, la dématérialisation des factures facilite également l’accès aux données analytiques pour les services comptables, les prestataires de comptabilité externes. « En bénéficiant également d’un accès en ligne aux pièces comptables, ces derniers travaillent alors de manière plus efficace sur la tenue des comptes, explique Dominique Bougnot. De même, ils disposent plus facilement de l’ensemble des données analytiques nécessaires au contrôle de gestion : contrôle des prestations facturées, suivi des fournisseurs, etc. ».

Un double constat notamment relevé par le Groupe Rocher, qui a mis en place le portail Clear’Invoice de Ventya en France, en Allemagne, en Autriche, en Belgique, en Espagne et en Suisse, « Les Partenaires boutiques de ces pays gagnent un temps précieux sur la gestion de leurs factures, et les cabinets-comptables y gagnent pour leur part aussi en qualité de données et en temps de traitement, explique Alain Lefeuvre, Head of Digitalization of Financial Flows du Groupe Rocher. Le portail « miroir » pour les cabinets comptables avec une mise à disposition mensuelle d’un fichier comptable pour l’automatisation d’enregistrement était l’un des objectifs de ce projet ».