Depuis le début de l’année, Canon propose le nouveau service CLOUD-FACTURE, articulée autour de la plate-forme de dématérialisation de Ventya. Un partenariat technologique qui permet de répondre à la fois aux défis de la communication client et aux enjeux réglementaires liés à la facturation électronique.

Regards croisés entre Dominique Bougnot, directeur général de Ventya et Didier Bioche, responsable marketing B2B de Canon sur la facture client.

Quels sont les enjeux liés à l’émission des factures clients ?

Didier Bioche : La facture client représente aujourd’hui un élément différenciateur, voire un véritable avantage concurrentiel. En effet, la facture est aujourd’hui un média de communication à part entière qui sera repris plusieurs fois durant son cycle de vie, et par différents services dans l’entreprise cliente (service comptable, financier, commercial…) et le client, ce qui en fait l’un des documents d’entreprise le plus lu. Elle doit donc à la fois valoriser l’image de l’entreprise émettrice et être à la hauteur des engagements que le fournisseur a pris vis à vis de son client. Il est ainsi primordial qu’elle soit claire, lisible et efficace, d’où la nécessité d’en soigner la représentation, qu’elle soit papier ou numérique. Dominique Bougnot : La facture client doit également répondre à un certain nombre de contraintes réglementaires. Emettre une facture implique de prendre en compte des règles précises et d’y renseigner différents éléments obligatoires. Il s’agit notamment du document présenté en cas de contrôle aux autorités fiscales et, à ce titre, il doit être fiable et garantir l’authenticité de l’émetteur. Et comme une facture, si elle intègre les conditions générales de vente, peut également avoir valeur de contrat, il est important également pour l’entreprise de pouvoir l’archiver et la retrouver facilement durant tout son cycle de vie. Un archivage à valeur probante, c’est à dire garantissant qu’elle ne peut être modifiée, doit être effectué pour une durée légale de 10 ans. Et enfin, la facture doit être facilement accessible par le client. De nombreuses contraintes auxquelles répond la solution de facturation électronique.

Quels sont justement quelques atouts indéniables de la facture client dématérialisée ?

Dominique Bougnot : Chaque année en France, près de 2 milliards de factures clients sont émises. Il devient donc d’autant plus impérieux pour les entreprises d’en maîtriser les processus, d’autant que ces factures représentent des enjeux financiers importants en termes de gestion de trésorerie, de besoin en fonds de roulement, etc. Une facture électronique dont le processus a été optimisé et fiabilisé permet le gain de temps dans son traitement, et donc un paiement plus rapide. Son archivage à valeur probante va garantir qu’elle sera accessible pas toutes les parties de façon pérenne pendant 10 ans. Rien de plus aisé alors que de produire un duplicata en cas d’éventuel litige : l’un des atouts d’une solution de dématérialisation des factures clients est par exemple de permettre au client, et ce à tout moment, de retrouver sa facture sur le portail, de l’éditer lui-même sans avoir à demander à son fournisseur un duplicata. Et s’il décide d’arrêter sa collaboration avec le fournisseur, il pourra néanmoins toujours accéder au portail, pendant toute la durée légale d’archivage. Il s’agit donc là d’un important avantage concurrentiel pour l’entreprise émettrice. Didier Bioche : Et comme aujourd’hui le client doit encore avoir le choix de recevoir ses factures sur support papier et/ou électronique, il est important, dans le cadre de sa relation client, que l’entreprise émettrice lui laisse le choix du mode de réception. Néanmoins, la facture électronique s’imposera naturellement dans un horizon proche.

Autant de raisons qui ont motivé le choix de Canon pour la plate-forme de dématérialisation des factures de Ventya ?

Didier Bioche : En effet. Alors même que l’image, la photo, la vidéo et l’impression représentent l’ADN de Canon, notre partenariat avec Ventya nous permet aujourd’hui d’aller un cran plus loin. Ainsi, en choisissant de nous adosser et d’intégrer en marque blanche la plate-forme de dématérialisation des factures de Ventya, nous sommes désormais en mesure d’apporter à nos clients une réponse technologique et métier pour leur projet de dématérialisation des factures clients. Au travers de notre service CLOUD-FACTURE, nous proposons aux entreprises de revisiter la facture client et ainsi d’améliorer leur relation client. Nous mettons en effet à leur disposition des outils de création documentaire et de composition automatique de documents, qui leur permettent d’émettre des factures électroniques respectant strictement les enjeux légaux et d’archivage, tout en offrant à leurs clients une facilité de recherche de leurs factures sur un portail dédié.

Quels sont les freins qui demeurent à la transformation digitale d’un processus de facturation client ?

Dominique Bougnot : Quelques freins à la dématérialisation de la facture client demeurent. Des freins qui peuvent être humains, car mettre en place un projet de transformation digitale du processus de facturation client implique que toutes les équipes concernées par un tel projet fassent évoluer simultanément leur système et leur façon de travailler. Il est ainsi nécessaire qu’elles puissent communiquer ensemble pour que la facture soit un élément de communication dont chacun pourrait être « fier ». Une service de dématérialisation externalisée comme CLOUD-FACTURE lèvera tous les autres freins : technologiques (par exemple liés à la mise en œuvre de processus conformes en matière de signature électronique ou d’archivage électronique) et réglementaires (la solution s’adaptera aux évolutions de règlementation aussi bien en France qu’à l’étranger).

Comment mettre en œuvre un projet ?

Dominique Bougnot : Pour que sa mise en œuvre soit efficace, le lancement d’un projet de facturation électronique doit répondre à certaines conditions. Il doit être impulsé par la direction générale et être piloté par un leader qui, dans l’entreprise, le fera rayonner. Il est également important, comme vu précédemment, d’impliquer tous les acteurs concernés par le projet. Didier Bioche : Nous n’insisterons jamais assez sur l'importance d’informer, de former, de communiquer et de bien choisir son partenaire !