La réduction des litiges passe aussi par la dématérialisation des factures

Alors que les impayés pour litiges restent monnaie courante en France, la dématérialisation des factures apparaît de plus en plus comme un moyen efficace de mieux les identifier et les traiter, tout en améliorant la relation client.

Réclamation client, défaut de qualité, facture erronée, non conforme au bon de commande, non reçue, envoyée au mauvais destinataire... les raisons d’un litige sur une facture, qu’il soit de bonne ou de mauvaise foi, sont diverses et variées mais conduisent toutes à un rallongement des délais de paiement. Selon le 7ème baromètre des Délais de Paiement Cabinet Arc/Ifop (octobre 2017), 74 % des litiges infondés visent à se soustraire à la Loi de modernisation de l’économie (LME). « Un taux qui reste stable depuis des années, déplore Denis Lebossé, président du Cabinet Arc. D’ailleurs nous constatons à ce sujet que plus les entreprises sont sous pression en termes de délais de paiement, plus il y a de sanctions et de contrôles sur ce sujet, et plus elles invoquent les litiges pour contourner les obligations légales ». La démarche est d’autant plus dommageable que près d’un quart des défaillances d’entreprises seraient dues à des retards de paiement. « Certes les choses se sont améliorées et des habitudes sont en train d'être prises, soulignait Michel Sapin, ministre de l’Économie et des Finances en mars dernier, lors de la remise du rapport 2016 de l’Observatoire des délais de paiement. Il faut néanmoins poursuivre la lutte contre les retards de paiement, responsables d'environ 15.000 défaillances d'entreprises ».

La dématérialisation des factures un outil de gestion efficace des litiges

Pour éviter ou du moins diminuer les retards de paiement pour cause de litiges, la dématérialisation des factures apparaît pour nombre d’entreprises comme un moyen efficace. Toujours d’après le baromètre Cabinet Arc/Ifop, elles seraient ainsi 56 % à estimer que la dématérialisation des factures entre entreprises du secteur privé permettrait de diminuer les délais de paiement et les litiges.

En effet, en dématérialisant ses factures, l’entreprise émettrice en cible mieux les envois auprès des bons destinataires et en assure un suivi plus efficace. Certaines plates-formes de dématérialisation proposent d’ailleurs des envois de factures avec accusé de réception. Les entreprises évitent ainsi les litiges pour non réception de factures ou envoi au mauvais destinataire.

D’autre part, dès lors que les plates-formes de dématérialisation des factures intègrent un module collaboratif de gestion des litiges, elles créent du lien et un dialogue entre l’émetteur et le récepteur, ce qui facilite l’identification, le suivi, le classement et la résolution du problème. « Le récepteur de la facture peut ainsi informer rapidement son fournisseur d’un éventuel litige, explique Dominique Bougnot, directeur de Ventya. Certaines fonctionnalités du portail collaboratif, telles que le pré-classement des litiges par catégories permet aux deux parties d’identifier (et donc de résoudre) plus rapidement les litiges ». Au-delà du dialogue, il est également possible sur ces plates-formes d’échanger des documents tels que les bons de commandes, les bordereaux de livraison pour que chacune des deux parties puisse justifier de la légitimité de leurs démarches.

En automatisant ainsi la gestion des litiges, les entreprises accélèrent leurs délais de résolution, ce qui certes contribue à diminuer les délais de paiement, mais participe aussi à l’amélioration des relations qu’elles entretiennent avec leurs clients. Traiter les litiges c’est en effet aussi porter une attention particulière à ses clients et s’attacher à mieux les satisfaire…

« La dématérialisation de la facture via la plate-forme Clear’Invoice de Ventya nous permet, en un clic, d’identifier les litiges en moins de trois jours puis de les traiter et de les corriger en moins d’une journée, témoigne Cédric Lardeau DSI d’Azaé, réseau spécialisée dans les services à la personne. Une démarche qui nous prenait plusieurs dizaines de jours auparavant. Au-delà de l’accélération des rentrées de cash, cela contribue également à améliorer nos relations clients »