ETI : Plus que 6 mois avant l’échéance du 1er janvier 2018 !

Alors qu’au 1er janvier 2018 toutes les ETI auront l’obligation de transmettre électroniquement leurs factures aux services de l’État, seules 11 % d’entre elles ont actuellement passé le cap. À six mois de l’échéance et alors même que les technologies sont prêtes pour les accompagner dans cette démarche, il y a donc urgence à opérer la bascule !

À compter du 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) entreront sous le coup de l’obligation réglementaire de facturation électronique auprès des fournisseurs de l’Administration Publique. Plus de 4700 entreprises employant entre 250 et 4999 salariés et dont le chiffre d’affaires est compris entre 50 millions et 1,5 milliards d’euros sont ainsi concernées par cette date butoir. Une échéance fixée par l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 qui, outre l’obligation de transmission des factures par format électronique pour tous les fournisseurs du secteur public, a établi un calendrier progressif pour sa mise en œuvre : 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2018 pour les ETI, 1er janvier 2019 pour les PME et 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises. Or, à ce jour, seules 11 % des ETI auraient passé le cap… Au vu de l’échéance qui se rapproche à grand pas, il devient impérieux de se pencher sur le sujet ! D’autant que la transition vers la facturation électronique nécessite d’adapter les systèmes d’information de l’entreprise. Il est donc primordial de l’anticiper suffisamment tôt pour s’assurer de respecter les obligations légales en temps et en heure. Une anticipation d’autant plus réalisable que les fournisseurs de solutions de dématérialisation, tels que Ventya, sont prêts pour leur garantir un passage réussi à la facturation électronique.

Plus de deux millions de facture ont déjà transité par Chorus Pro

La solution de facturation électronique Clear’ Invoice de Ventya est ainsi l’une des premières à avoir été interconnectée en 2013 à Chorus Factures, devenu depuis Chorus Pro. La transmission des factures électroniques aux services de l’État passe en effet via le portail Chorus Pro, développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État). Il permet la réception et le traitement de toutes factures électroniques envoyées par les fournisseurs à la sphère publique française. Par ailleurs, ce portail s’adapte à tous les profils d’entreprises en tenant compte du volume de documents et ce, en proposant différents types de transmission :

Le mode Portail : la transmission se fait par une saisie manuelle des factures dans le portail, ou encore par le dépôt d’une facture au format pdf.

Le mode Flux : il permet une automatisation et une intégration grâce à l'EDI. Les factures sont directement transmises depuis l’ERP ou le logiciel de gestion du fournisseur.

Un portail par lequel plus de 2,3 millions de factures ont déjà transité depuis le début de l’année, preuve s’il en faut de son efficacité et de sa fiabilité. À terme, ce sont ainsi 100 millions de factures qui devraient être transmises au format électronique chaque année, avec à la clé une économie de 710 millions d’euros par an.

L’EDI, une solution technologique très adaptée aux entreprises de taille intermédiaire

Le choix du mode de transfert est généralement fonction du volume de factures transmis par l’entreprise. Pour les ETI qui émettent généralement un nombre considérable de factures par an, il est ainsi recommandé d’utiliser une solution EDI disposant d’une connectivité avec le portail Chorus Pro. En effet, au regard du nombre de factures qu’elles transmettent, leur saisie ou leur chargement manuel sur Chorus Pro seraient chronophages et source d’erreurs. En s’appuyant sur un partenaire EDI, ces entreprises peuvent automatiser la procédure de création, d’envoi, de déclaration et d’archivage électronique des documents. D’autre part, avec l’EDI, elles ont la possibilité d’intégrer la solution de facture électronique dans leur système de gestion interne (ERP, solution de gestion des factures…), ce qui évite à leur service comptabilité de modifier leur processus interne. Dès lors qu’une facture est générée depuis l’ERP, la solution de facture électronique transforme le document dans le format de données structuré exigé par le cadre légal. Elle sécurise et assure le transfert de la facture vers Chorus Pro.

Gage que l’EDI est adapté aux gros émetteurs de facture, cette technologie est aujourd’hui privilégiée par les entreprises qui utilisent déjà Chorus Pro, sachant que 88% d’entre elles sont soit des grandes entreprises (77%), soit des ETI (11%). Ainsi, selon les dernières données de l’AIFE, la moitié des factures électroniques déjà transmises vers l’État et plus de 80 % de celles transmises vers les autres structures du public hors État (collectivités locales, territoriales, établissements publics) par les grandes entreprises et les ETI, l’ont été via une solution EDI.