Dématérialisation des documents : réussir son archivage à valeur probante

Dans tout projet de transformation digitale, l’archivage à valeur probante est un enjeu majeur, auquel Ventya répond au travers de son partenariat avec CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignation.

CDC Arkhineo est le leader en France sur l’archivage électronique à valeur probatoire et filiale à 100% de la Caisse des Dépôts et Consignation. L’ensemble de ses ressources humaines et technologiques est consacré à sa plateforme d’archivage. Le tiers-archiveur compte à ce jour plus de 2,5 milliards d’archives en ligne. CDC Arkhineo dispose aujourd’hui de cinq sites dont deux datacenters et un site de secours en France et deux plateformes situées en Allemagne, ceci afin de répondre aux attentes de l’ensemble des clients européens. Son modèle économique s’articule essentiellement autour de partenariats avec des sociétés comme Ventya, qui peuvent ainsi proposer une prestation d’archivage électronique dans leur solution et couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur. Ventya et CDC Arkhineo sont ainsi partenaires depuis plus de 10 ans avec un partenariat qui évolue au même rythme que celui du marché de la dématérialisation des factures. « Aujourd’hui, nous sommes sur un rythme de plus de 500 000 factures archivées par mois chez CDC Arkhineo.», précise Dominique Bougnot, directeur de Ventya.

Garantir l’intégrité des factures

Un document numérique signé n’a de valeur légale que s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Dans le cadre de l’archivage des factures, il convient notamment de respecter un certain nombre de contraintes réglementaires. « À cet effet, nous nous appuyons notamment sur les technologies telles que le calcul d’empreintes et le scellement pour garantir l’intégrité de la facture pendant toute la durée de sa conservation », explique Yume Kaneko, responsable des ventes CDC Arkhineo France. « Nous les horodatons à partir de technologies permettant de garantir l’heure et la date certaines de la facture, à partir de deux sources de temps différentes. Nos technologies garantissent la validité de la preuve en cas de litige, en faisant en sorte que les documents restent lisibles dans le temps, sans être altérés». Car contrairement aux logiciels hébergées, le tiers-archiveur doit s’engager sur la non-perte et sur l’intégrité des documents, sur la durée de conservation, la réversibilité et la disponibilité du service (le taux de Service Level Agreement, dit SLA, de CDC Arkhineo s’élève à 99.8% pour le versement des archives et à 99.7% sur la conservation). « Nous nous engageons donc contractuellement avec nos partenaires et nos clients, sur des obligations de résultats dans le cadre d’un contrat de dépôt, ajoute Yume Kaneko.

Pour faire face à ces engagements, CDC Arkhineo s’appuie sur trois briques fondamentales : la confiance, qui repose notamment sur la pérennité de son actionnaire et sa solvabilité ; une technologie maîtrisée, indépendante des autres éditeurs, en constante évolution et qui garantit l’intégrité, la réversibilité, la conformité et la performance en terme notamment de disponibilité et de capacité à gérer de très gros volumes ; ses infrastructures, indépendantes des hébergeurs, qui offrent une haute disponibilité, une redondance sur le plan informatique, climatique et électrique, un site de back-up…

Ventya et CDC Arkhineo, partenaires de confiance

Pour accéder aux services de CDC Arkhineo, il suffit à Ventya de transférer de manière automatique les documents et éléments de preuves associés (factures électroniques et méta données) vers les plateformes d’archivage du tiers-archiveur. Dès réception de ces éléments, CDC Arkhineo applique une suite de traitements informatiques : l’horodatage, le calcul de l’empreinte du document à partir d’un procédé cryptographique, le scellement de tous les éléments constitutifs de la facture. « Nous bénéficions à cet effet de notre propre autorité de certification, précise Yume Kaneko. Dès lors que l’enveloppe est scellée nous allons archiver simultanément quatre originaux sur deux sites distincts. En synchrone, la plate-forme Ventya reçoit un acquittement technique garantissant de la bonne indexation et du bon archivage de la facture. En fin de journée, nous générons également un journal des accusés de réception fonctionnels (ARF). À partir du moment où une facture est dans ce journal, nous devons alors faire face à tous nos obligations de résultat». « Le portail de consultation Clear’Invoice de Ventya permet ensuite d’accéder en toute sécurité aux documents archivés, précise Dominique Bougnot. Si nécessaire, par exemple pour des raisons d’audit interne ou pour répondre aux commissaires aux comptes, les entreprises accèdent en ligne aux pièces légales au moyen de critères de consultations s’appuyant sur les métas données ». CDC Arkhineo est certifié NF 461, ISO 27001, eIDAS, détient le Label France Cybersecurity, l’agrément du Ministère de la Santé pour la conservation de données de santé à caractère personnel (HDS), et l’agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques.