Supprimer les factures papier ? C’est possible... et même souhaitable !

[TRIBUNE] Depuis 2013, les réglementations, obligations et lois encadrant la facture électronique se multiplient. Après avoir atteint le même niveau de reconnaissance que la facture papier, la facture électronique s’apprête à devenir incontournable dans les relations inter-entreprises. Mais que dit exactement la loi ? Faut-il absolument y passer ? Et peut-on vraiment supprimer le papier ? Si la facture électronique existe en France sous forme EDI depuis 1990 et en Europe depuis la Directive 2001/115 du 20 décembre 2001, c’est le 7 juillet 2003 qu’elle a vraiment été intronisée. C’est, en effet, à cette date que la France a transposé cette directive européenne autorisant la transmission sécurisée de la facture électronique au moyen d’une signature électronique ou d’un format structuré de type EDI. La facture électronique n’est donc pas une nouveauté en soi.

2013 : une piste d’audit pour garantir l’authenticité de la facture

En octobre 2013, la Directive TVA 2010 est venue bousculer tout cela en imposant à toutes les factures, qu’elles soient au format papier ou électronique, la mise en place d'une piste d'audit permanente, fiable et documentée (art 289 VII-1°) dès lors que la facture n’est pas sécurisée au moyen d’une signature électronique (suivant l’art 289 VII-2°), ou sous une forme EDI (suivant l’art 289 VII-3°). Ainsi, pour chaque facture émise ou reçue, chacun se doit d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa lisibilité.

2014-2017 : L'Etat prend les devants

Dès 2013, les États membres de l’Union Européenne ont voulu encourager l'utilisation de la facture électronique dans le cadre des marchés publics. Et c’est ainsi qu’en France, qui est allée encore plus loin que la directive européenne, l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics depuis le 1er janvier 2017.

Et d'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées.

Le législateur souhaite, en effet, que d'ici là, le dispositif soit généralisé à l'ensemble des établissements publics et des collectivités territoriales.

2014-2020 : le calendrier de déploiement

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

•  1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
•  1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
•  1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
•  1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.

Pour faciliter la démarche, l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière del'Etat) a développé et mis en œuvre depuis septembre 2016 l’extension de sa plateforme de dématérialisation des factures baptisée Chorus Pro. Celle-ci permet aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique, sans avoir recours au papier.

Et ce, par le biais de 3 modes de transmission : le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) ; la saisie manuelle de factures directement sur Chorus ; la transmission en EDI.

2015 : la loi Macron invitait le privé à faire de même

Parallèlement à cela, l’article 222 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques (dite loi Macron), prévoyait une obligation pour les entreprises du secteur privé d’accepter les factures électroniques entre elles suivant le même calendrier.

Cette obligation ne visait que la réception des factures électroniques ; elle est cependant toujours en attente d’une ordonnance ou loi pour sa mise en oeuvre.

2016 : la copie fiable

Entré en vigueur le 1er octobre 2016, l’article 1379 du code civil précise que “la copie fiable a la même force probante que l’original” et qu’est “présumée fiable jusqu’à preuve du contraire, toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par le décret du Conseil d’Etat”. Toutefois, pour produire une copie fiable, plusieurs conditions doivent donc être respectées. Il est notamment interdit de recourir à des dispositifs de traitement sur l'image et d’utiliser une compression de fichiers générant des pertes. Chaque document numérisé doit par ailleurs être conservé au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti, soit d'un cachet serveur RGS une étoile (minimum), soit d'une empreinte numérique, soit d’une signature électronique RGS une étoile ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

2017 : vers le 100% digital

Un nouveau pas a été franchi avec l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier. Grâce à lui, la dématérialisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique devient possible. Avec, à la clé, des gains évidents en productivité et des économies. Jusqu’à présent, les entreprises pouvaient numériser les pièces comptables reçues au format papier (factures et pièces justificatives), mais elles étaient contraintes de conserver les originaux papiers durant 6 ans. Or, ce nouvel arrêté autorise, non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique, mais aussi, la destruction de l’original papier. C’est là, une petite révolution.

Moralité : la suppression du papier est désormais possible, et la facturation électronique même vivement recommandée pour les secteurs privé et public, avant que cela ne devienne une contrainte. A ce jour, la question n’est plus de savoir si les structures passeront à la facturation électronique, mais quand...