Ventya facilite la transition des PME vers la dématérialisation des factures

Alors que depuis le début de l’année les PME ont l’obligation de basculer vers la dématérialisation de leurs factures fournisseurs envoyées aux services de l’État, Ventya met à leur disposition un portail leur permettant d’accélérer la transformation digitale de ce processus.

92% des entreprises françaises utiliseraient encore la facture papier ou email en PDF. C’est en substance l’un des principaux enseignements tirés par une étude OpinionWay réalisée en octobre 2018 auprès de 200 représentants d’entreprises de 250 salariés (DSI, directeurs financiers, directeurs Supply Chain,…). Principal frein évoqué par ces entreprises : la complexité de mise en œuvre des processus de dématérialisation, notamment dans les PME qui certes peuvent avoir un ERP, mais ne pas disposer pour autant d’un service informatique nécessaire au déploiement d’un tel projet. « Il leur faut à cet effet recourir à un intégrateur, ce qui représente souvent un coût supplémentaire et allonge les délais de déploiement du projet », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya.

Réglementation : de contrainte à opportunité

Un défi technique qu’elles se doivent néanmoins de relever, notamment au regard de leur obligation légale de basculer, depuis le début de l’année 2019 vers la dématérialisation de leurs factures fournisseurs envoyés aux services de l’État, comme l’ont été les grands comptes en 2017 et les ETI en 2018. « Si le portail de l’État Chorus Pro permet à aux entreprises de saisir manuellement leurs factures, dès lors qu’elles en éditent plus de 50 à 100 par mois, il est préférable de passer par une solution automatisée de dématérialisation des factures », précise Dominique Bougnot. Les fournisseurs du marché ont alors un rôle important à jouer pour que cette transition se fasse dans des conditions techniques et financières acceptables pour les PME.

Un portail pour accélérer le passage à la dématérialisation des factures

Dans le cadre de cette démarche, Ventya a développé un portail Internet permettant aux entreprises de réaliser simplement toute la phase de mise au point du projet et des tests en ligne. Il leur suffit d’extraire de leur ERP un fichier simple au format CSV comprenant une dizaine de critères propres à une facture (identifiant du client, numéro de facture, montant, date d’échéance…) et de l’envoyer sur le portail Ventya accompagné de la facture en PDF. Le portail crée alors de manière automatique un lien télécom entre l’équipement informatique de la PME et Ventya. « Une fois que les données de facturation arrivent sur le portail, notre système permet de relever en temps réel les éventuelles erreurs ou si des données viennent à manquer, accélérant ainsi toute la phase de création et de validation des formats de fichiers », explique Dominique Bougnot. Une fois tous ces éléments validés, la PME choisit la date de mise en production du service de dématérialisation avec Ventya. « 15 jours suffisent alors généralement à la PME pour opérer cette bascule contre près de deux mois auparavant, conclut Dominique Bougnot. D’autre part, comme le projet est mené en toute autonomie, elles n’ont pas besoin de solliciter de ressources techniques externes divisant ainsi entre 5 et 10 les coûts de mise en place du service ».